POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

REPRESENTACIONES POLIMES SAS., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relaciones comerciales o laborales con trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores, colaboradores y deudores. REPRESENTACIONES POLIMES SAS., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos. MARCO LEGAL Constitución Política, artículos 15 y 20 Ley Estatutaria 1581 de Octubre 17 de 2012 Decreto Reglamentario 1377 de Junio 27 de 2013 Decreto Reglamentario 886 de Mayo 13 de 2014 Decreto Reglamentario 1074 de Mayo 26 de 2015 Circular Externa 002 de Noviembre 3 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio. El tratamiento de datos personales se realiza respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios: 1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES • Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales. No está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial. El silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización de la recolección o uso de su información. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. • Principio limitación de recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos. 2. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES • Principio de Finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito autorizado por el titular o permitido por la ley. Los datos deben ser tratados sólo en la forma que el titular puede razonablemente prever a partir de los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona razonablemente no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular. • Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. • Principio de no Discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos. • Principio de Reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales. 3. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN • Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el responsable del Tratamiento lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente. 4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES • Principio de Seguridad: Cada persona de REPRESENTACIONES POLIMES SAS deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Principio de Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. • Principio de acceso Restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas: Al titular del dato A las personas autorizadas por el titular del dato A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. • Principio de Circulación Restringida: Sólo se puede enviar los datos personales a las siguientes personas: Al titular del dato A las personas autorizadas por el titular del dato A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • Principio de Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES REPRESENTACIONES POLIMES SAS, solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, laborales, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO. Los datos personales serán tratados de manera leal y lícita con la (as) finalidad (es) principales de: Comercialización, mercadeo, desarrollo o control de la relación comercial entre el TITULAR DEL DATO Y REPRESENTACIONES POLIMES SAS Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos); Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de REPRESENTACIONES POLIMES SAS o empresas vinculadas. Evaluar información Financiera, Comercial, Legal, y de marketing de empresas y empresarios para aumentar el conocimiento de clientes y proveedores, minimizar los riesgos financieros y comerciales; Contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios de REPRESENTACIONES POLIMES SAS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos: Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular. Obtener copia de la autorización. • Informar sobre el uso que REPRESENTACIONES POLIMES SAS ha dado a los datos personales del titular. • Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política. • Acceder a la solicitud de revocatoria y/o supresión de la autorización del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de REPRESENTACIONES POLIMES SAS se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución. El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado. • La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado. • Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos. Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas: a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable del Tratamiento b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud, reclamo y en el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios: REPRESENTACIONES POLIMES SAS. • Por correo físico a REPRESENTACIONES POLIMES SAS, con domicilio en la CL 13 KM 1.95 PARQUE EMPRESARIAL DE OCCIDENTE BODEGA 26, en el Municipio de FUNZA CUNDINAMARCA. • Por Correo electrónico a contabilidad4@polimes.com • Por vía telefónica al 4046501 - 4046502 • En horario de lunes a viernes de 6:00 a.m., a 12:50 m y de 1:30 p.m., a 4:30 p.m. REPRESENTACIONES POLIMES SAS., dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios para garantizar la oportuna y efectiva respuesta: debe incluir la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que respalden la solicitud. Si la queja o reclamo se presentan incompletos, REPRESENTACIONES POLIMES SAS., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al área encargada, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. El termino máximo para atender quejas, reclamos o solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. REPRESENTACIONES POLIMES SAS., como responsable del Tratamiento de sus Datos Personales deberá conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del Tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven. RESPONSABLE Y ENCARGADO DE LA PROTECCIÓN DE LA BASE DE DATOS PERSONALES DE LA COMPAÑÍA Responsable: REPRESENTACIONES POLIMES SAS., con domicilio en CL 13 KM 1.95 PARQUE EMPRESARIAL DE OCCIDENTE BODEGA 26, en el Municipio de FUNZA CUNDINAMARCA. Correo electrónico contabilidad4@polimes.com, teléfono 4046501 – 4046502 Encargado: De acuerdo con el área a la cual corresponda la base de datos, direccionar cualquier consulta, reclamo o queja al correo electrónico contabilidad4@polimes.com, teléfono 4046501 – 4046502 MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente en nuestra página web http://www.polimes.com para obtener una copia de la misma. Fecha de entrada en vigencia: 31 de Marzo de 2013 Fecha última actualización: 20 de Junio de 2017 “POR FAVOR DILIGENCIAR EL SIGUIENTE FORMATO Y ENVIARLO AL CORREO contabilidad4@polimes.com” FORMATO PARA ACTUALIZACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 1581 DE 2012 REPRESENTACIONES POLIMES SAS sociedad legalmente constituida con NIT 800.188.810-9, dando cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y normatividad vigente, le manifiesta que antes de incluir información personal en nuestras bases de datos, la cual se recolecta y consolidada con ocasión de nuestras relaciones y/o vínculos comerciales y todas aquellas acciones encaminadas al cabal desarrollo de nuestro objeto social y/o de nuestra actividad comercial o por disposiciones fiscales o laborales, motivo por el cual nos permitimos solicitarle autorización para continuar con la recolección de datos personales. Adicionalmente le indicamos, que los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de la información son seguros y confidenciales, respaldados por procedimientos encaminados al efectivo cumplimiento de los derechos consagrados a su favor como: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Revocar la presente autorización y/o solicitar la supresión de los datos. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. Presentar quejas y reclamos a cerca de la manera en la cual se lleva el tratamiento de sus datos. • Estas políticas pueden ser consultadas en la página Web http://www.polimes.com La presente autorización se pretende para el tratamiento de sus datos personales orientada a: 1. Mantenerlo informado de productos y/o servicios y cambios y/o actualizaciones. 2. Cumplimiento de asesorías solicitadas, obligaciones contraídas con nuestros clientes, usuarios, proveedores, aliados, sus filiales, distribuidores, subcontratistas, y demás terceros públicos y/o privados, relacionados directa o indirectamente con el objeto social de nuestra empresa. 3. Gestiones derivadas de las relaciones contractuales y/o extracontractuales. 4. Mantener contacto permanente con usted. 5. Invitarlo a participar de actividades que se desarrollen en torno al cumplimiento de nuestro objeto social. 6. Promociones puntuales de nuestros productos y/o servicios. 7. Transferir y utilizar, nacional o internacionalmente, a entidades de carácter público o privado, datos personales para la tramitación de procesos, cumplimiento de solicitudes y para las investigaciones correspondientes a los cobros de cartera judicial o extrajudicialmente. 8. Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de nuestros productos y servicios. El presente documento, además reconoce que los mismos corresponden a la realidad y que no han sido alterados, modificados u omitidos para la correcta prestación del servicio. Le recordamos que usted tiene la posibilidad de acceder en cualquier momento a sus datos personales y el derecho de solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, dirigiendo una comunicación escrita a la CL 13 VIA FUNZA KM 1.95 PARQUE EMPRESARIAL DE OCCIDENTE BODEGA 26 o correo electrónico: contabilidad4@polimes.com o comunicándose al teléfono: 4046501 Comprendo y me encuentro informado de los derechos que me asisten como titular y del Tratamiento de los datos y entiendo que podré acceder al sitio indicado en cualquier momento, con el fin de consultar y conocer la Política de Protección de Datos y por lo tanto en mi calidad de titular al firmar este documento autorizo dicho tratamiento de mis datos personales para los fines previstos en el desarrollo del objeto de nuestros negocios.

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